Mittaamisen käynnistäminen tuntuu usein isommalta urakalta kuin se todellisuudessa on. Suurin osa epävarmuudesta liittyy siihen, ettei tiedä, mitä asiakkaalta odotetaan ja missä vaiheessa. Käyttöönottoprojekti on rakennettu niin, että tämä kysymys ratkeaa pääasiassa jo ensimmäisellä viikolla.
Projekti saa kasvot ja aikataulun
Kun tarjous on hyväksytty, ensimmäinen konkreettinen askel on aloituspalaveri. Tässä vaiheessa ei tarvitse tietää etukäteen kaikkea. Riittää, että tulee kertomaan, mitä käyttöönotolta toivotaan. Palaverissa selviää, mitä materiaaleja tarvitaan, missä järjestyksessä ja millä aikataululla. Samalla kannattaa nimetä yksi vastuuhenkilö tai pieni tiimi omasta organisaatiosta. Nimetyt vastuuhenkilöt selkeyttävät työtä koko projektin ajan. Tästä eteenpäin tiedätte aina, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Oma työmäärä painottuu alkuun
Projektin seuraava vaihe eli tarvittavien materiaalien kokoaminen on asiakkaan näkökulmasta projektin aikaa vievin vaihe. Käytännössä tämä tarkoittaa kyselyn sisältöä, graafista ohjeistusta ja muita ulkoasuun liittyviä aineistoja. Jos käyttöön tulee palautelaitteita tai integraatioiden toteuttamista esimerkiksi asiakas- tai potilastietojärjestelmään tai HR-järjestelmään, niin näihin liittyvät tekniset tiedot ja yhteyshenkilöt kannattaa selvittää heti projektin alkaessa. Integraatiot vaativat tietojen toimittamisen lisäksi yhteistyötä määrittely- ja toteutustyön aikana. Kun integraatiolle varataan tarvittava aika projektin alusta lähtien, etenee kokonaisuus hallitusti muun projektin rinnalla.
Myös järjestelmän pääkäyttäjät sovitaan ja koulutetaan projektin alkuvaiheessa. Projektin edetessä myös raportoinnin käyttäjät ja vastaanottajat sekä palautehälytysten saajat käydään läpi.
Tämä on ainoa kohta projektissa, joka vaatii aktiivista kokoamistyötä. Kun materiaalit on toimitettu, vastuu etenemisestä siirtyy meille roidulaisille.
Työ alkaa näkyä konkreettisesti
Kun materiaalit ovat toimitettu, kysely alkaa rakentua omalla ilmeellänne. Tässä kohdassa pääsette ensimmäistä kertaa näkemään, miltä lopputulos näyttää valmiina kyselynä. Käytte ulkoasun ja sisällön läpi yhdessä kanssamme ja vahvistatte eri vaiheet, ennen kuin työ jatkuu.
Kokonaisuus varmistuu ennen julkaisua
Kun kysely on hyväksytty, rakennamme raportoinnin sekä sen osat, jonka kautta seuraatte tuloksia jatkossa. Samalla kyselyyn tehdään vielä viimeiset tarkennukset. Kun olette antaneet lopullisen hyväksyntänne, projekti etenee viimeiseen vaiheeseen. Tämä hyväksyntä on viimeinen isompi päätös ennen julkaisua.
Käyttöön ja arkeen
Hyväksynnän jälkeen järjestämme koulutukset asiakkaan henkilöstöllenne, luomme käyttäjätunnukset ja kysely julkaistaan. Tästä eteenpäin ette ole yksin arjen kysymysten kanssa, vaan tukipalvelumme on käytettävissänne.
Samalla alkaa se osa, jonka takia koko projekti on tehty: saatte jatkuvaa, ajantasaista tietoa asiakkaidenne ja/tai henkilöstönne kokemuksesta. Tämä toteutuu niin visuaalisina raportteina kuin mahdollisuutena reagoida nopeasti muutoksiin ja seurata, ovatko tehdyt toimenpiteet oikeasti vaikuttaneet.
Mihin tämä johtaa
Taaksepäin katsottuna käyttöönottoprojekti on lyhyt ja selkeärajainen jakso, jonka jälkeen mittaaminen muuttuu pysyväksi osaksi arkea. Se, mikä alussa tuntui isolta ja epämääräiseltä, on muuttunut konkreettiseksi työkaluksi, joka tuottaa tietoa päivittäiseen käyttöön.
Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä, jos haluat aloittaa asiakas- tai työntekijäkokemuksen mittaamisen kanssamme. Voit myös ladata oppaamme asiakaskokemuksen mittaamisen aloittamisesta tai työntekijäkokemuksen mittaamisesta.